Számos tanulmány bizonyította már, hogy az utóbbi időben uralkodóvá vált egybenyitott irodai terek hatása a dolgozókra legalábbis ellentmondásos, de biztosan nem egyoldalúan kedvező. Az irodisták jelentős része utál nagy és nyílt teremben másokkal együtt dolgozni, és ebben a számára boldogtalanabb környezetben végső soron romlik a termelékenysége.
A téma két amerikai kutatója a Freakonomics podcastjában részletesebben is elmagyarázta, hogy mi az igazi csapda a nyílt térben. Ethan Bernstein, a Harvard Business School tanára és Stephen Turban, egy nemzetközi tanácsadó cég szintén Harvardot végzett munkatársa két olyan vállalat munkatársainak viselkedését elemezte, amely a széles körben elterjedt, paravánokkal kis kockákra osztott teret nyitotta egybe a munkatársai számára.
Az alkalmazottakra olyan érzékelőket tettek, amelyek nem csak a pontos helyzetüket tudták bemérni, de azt is, hogy adott pillanatban ki kire néz, és kihez beszél (a beszélgetések tartalmát nem rögzítette a rendszer, csak az időtartamát).
Az adatok szerint a személyes kommunikáció aránya 70 százalékkal csökkent, miután a munkatársak között lebontották a paravánokat. Az elektronikus csatornák (e-mail és chat) használata viszont 20-50 százalékkal nőtt. Az történt tehát, hogy az egybenyitott térben csaknem megszűntek a korábbi személyes beszélgetések, és az egy térben ülő kollégák elkezdtek inkább egymással levelezgetni.
A kutatók szerint lehet azon vitatkozni, hogy egy e-mail üzenet adott esetben hatékonyabb vagy racionálisabb, mint egy rövid beszélgetés, mégis azt feltételezik, hogy összességében csökkent az egymás között átadott információ gazdagsága, vagyis a minősége visszaesett.
Az egyik vizsgált cégnél egyébként az adatokat látva visszaépítették a paravánokat, a másiknál pedig köztes megoldásként úgy rendezték át a nyílt teret, hogy félig-meddig elkülönítsék az egyes munkaállomásokat.
A dolgozók reakciója teljesen logikus, a nyílt rendszerben ugyanis azt gondolják, hogy ha odamennek valakihez beszélgetni, akkor megzavarják a mellette ülőket, ezért inkább ráírnak.
Másrészt amikor mindenki egyetlen közös térben dolgozik, és mindenki állandóan látja egymást, akkor mindenki úgy akar tenni, mintha ő lenne a legjobb dolgozó, és mereven bámulja a monitorját. Esetleg még a fejhallgatót is felteszi a fejére. Ezzel viszont egyértelműen azt jelzi, hogy senki ne zavarja, mert éppen nagyon dolgozik, és így a többiek nem mernek szóba állni vele, inkább küldenek neki egy üzenetet.
Harmadrészt a nyílt térben már csak azért is sokkal kevésbé hajlandóak beszélgetni egymással a dolgozók, mert a környezetükben ülők akaratlanul is elkapják a beszélgetés egy részét, ami zavaró lehet, vagy félreértésekhez vezethet.
Mindez pedig összefügg azzal a sokszor bizonyított ténnyel, hogy a nyílt térben lévő zaj a dolgozók többségét zavarja, megakasztja a gondolkodásban, eltéríti a feladattól és fárasztja. Megoldási kísérletnek sokszor marad a fejhallgató, ami viszont elidegeníti egymástól a kollégákat.
Paradox módon minél átláthatóbb és nyíltabb a munkahelyi tér, annál kevésbé átláthatóak és nyíltak a dolgozók.
Az otthoni munkavégzés a felmérések szerint kiválóan megoldja a problémák jelentős részét, ha jól alkalmazzák. Nicholas Bloom, a Stanford Egyetem közgazdász-szakértője egy kínai utazási irodában végzett kísérlet tanulságaira hivatkozba azt mondja, hogy akinek megengedik az otthoni munkát, az általában azért dolgozik hatékonyabban, mert otthon sokkal nyugodtabb (főként halkabb) a környezet. Ebből a szempontból mindegy, hogy az irodai tér nyílt vagy paravánokkal megosztott, a munkahelyi zaj általánosságban zavarja a munkát, és aki otthon maradhat, az sokkal hatékonyabban dolgozik, ráadásul sokkal boldogabbnak érzi magát.
Ugyanakkor az otthoni munkavégzést a tapasztalatok szerint nem lehet túlzásba vinni, mert aki nincs szem előtt egy cégnél, arról előbb-utóbb megfeledkeznek, és nem tud előre lépni a vállalati ranglétrán. Aki gyakorlatilag soha nem jár be, az nem tesz szert azokra a szociális kapcsolatokra, amelyek elengedhetetlenek a munkahelyi fejlődése szempontjából.
A kínai kísérlet egyik meglepő eredménye pont az volt, hogy amikor az otthoni munka lehetőségét kilenc hónapos próbaidőszak után a kiválasztott résztvevők után mindenkire kiterjesztették, akkor a kísérletben résztvevők fele mégsem akart otthon maradni.
Érdekes módon inkább a bejárást választották, ami megnövelte a kiadásaikat. Ráadásul az irodában kevésbé hatékonnyá váltak, az év végi jutalmukat sokan nem kapták meg, mert azt egy bizonyos teljesítményhez kötötték. Mégis a főnökeik szeme előtt akartak maradni, az otthoni munkánál pedig jellemzően azok tartottak ki, akiknek nem volt előrelépési ambíciójuk.
Végső soron a nyílt irodai térre és az otthoni munkára is igaz, hogy az emberek egy részének bejön, másoknak viszont nem, ezért nincs a problémának általános megoldása. A szakértők egyetlen cégnek sem ajánlják azt, hogy mereven másolja mások legjobb gyakorlatait.
