Míg az irodai dolgozók közül sokan még mindig otthon végzik a munkájukat, az irodaüzemeltetés területén fontos változások zajlanak, nem csak külföldön, hanem Magyarországon is. Több-kevesebb sikerrel, de egyre több munkáltató igyekszik visszahívni vagy épp bevonzani a dolgozókat azokba az irodákba, amelyekkel szemben mostanában egyre fontosabbá váló elvárás a modern kialakítás.

Mindeközben sok szektorban megváltozott a felállás a munkáltató és a munkavállaló között. A munkavállalók alkupozíciója sokat erősödött az utóbbi években, és a jelenleg is zajló folyamat során egyre fontosabbá válnak a munkavégzés munkahelyi feltételei, körülményei.

Öt évvel ezelőtt még sokkal inkább a munkáltató tudta érvényesíteni az akaratát egy-egy új munkavállaló felvételénél, ezzel szemben sok cégnél most már a munkavállalói igények kerülnek előtérbe az utánpótlás és a munkaerő megtartásával kapcsolatos nehézségek miatt

 – mondta el kérdésünkre Kecskés Gábor, az irodai megoldásokat szállító Officium Irodafejlesztő Zrt. értékesítési vezetője. Hozzátette,hogy természetesen a munkavállalók véleménye sem egyöntetű a visszatérés kérdésével kapcsolatban: van, aki heti egy újabb irodai munkanap előírásán is felháborodik, míg például zömmel az egyedülállók és idősebbek körében felértékelődött az irodák közösségi, szociális funkciója, ami szintén kihívásokat tartogat a munkáltatók számára.

Várhatóan ugyanakkor az otthoni munkavégzés népszerűsége csökkeni fog és három – öt éven belül újra a hagyományos, de már emelt színvonalú irodai munkavégzés felé mozdul a mérleg nyelve. Elég csak a munkavállalók szociális igényeit, vagy a személyes kapcsolattartást megkövetelő mentorálási feladatokat említeni. Amint ez bekövetkezik, az irodák flexibilitása, átalakíthatósága felértékelődik, a cégek azzal fognak szembesülni, hogy egyre gyakrabban kell megújítani az irodateret.

A helyzetet tovább bonyolítja, hogy a munkavállalói elégedettség és elkötelezettség mellett a cégeknek minden eddiginél jobban kell ügyelniük a hatékony és gazdaságos működésre is, ez pedig ugyancsak befolyásolja az irodahasználattal kapcsolatos döntéseiket. Az Officium tapasztalata szerint a flexibilitás mellett mostanában elvárás, hogy trendi és optimalizált is legyen az iroda, vagyis a munkáltatói imázsépítés és a költséghatékony működés egyaránt lényeges követelményekké válnak.

Az egyensúlykeresés az otthoni és az irodai munkavégzés között sok cégnél még javában zajlik, a változások mindenesetre újabb pénzügyi dilemmák elé állítják a vállalatok iroda-üzemeltetésért felelős döntéshozóit.

Az átszervezések, átalakítások, az irodai teret érintő változások során a mi tudásunkkal a kellő időben pénzügyileg is hatékony döntéseket lehet hozni a megfelelő térkihasználás érdekében, legyen szó akár az adott tér méretének változásáról, akár annak cseréjéről.

– tette hozzá Kecskés Gábor.Az elmúlt két-három évben felmerült igények miatt sok új megoldás vált egyre elterjedtebbé az irodai infrastruktúra-menedzsment területén. Ide tartoznak például foglalási rendszerek, amelyek révén akár telefonos alkalmazásokon keresztül lehet asztalt, tárgyalót és parkolóhelyet foglalni. Az elmélyült munkavégzést vagy éppen az online értekezletek, telefonhívások zavartalan lebonyolítását biztosító akusztikus boxok, illetve a csapatmunkát elősegítő, kollaborációs terek vagy akár flexibilis falakkal lehatárolható kisebb tárgyalók kialakítása is gyakori igény. Ez egy olyan optimalizálási feladat, amire a vállalatvezetés sokszor csak a múltbeli tapasztalatok, feltételezések vagy épp érzelmi kötődés alapján próbál válaszolni. Külföldön egyre elterjedtebb a kihasználtság szenzorokkal történő mérése és a mért kihasználtsági adatokra alapozott optimalizálás, irodatér átalakítás.

Az Officium tapasztalatai szerint sok cégnél elavulttá váltak a nagy tárgyalók, az egyszemélyes – főleg vezetői – irodák, a hatalmas íróasztalok, ezeket gazdaságossági szempontok miatt már egyre inkább felszámolják, máshogy hasznosítják a cégek. Így mostanra az irodákra is inkább közösségi, inspiratív terekként érdemes gondolni, ahol például az ötletelések, értekezletek hatékonyan bonyolíthatók le.

Már évek óta nem lehet csocsóasztalokkal bevonzani az embereket az irodákba. Olyan tereket kell kialakítani, ahol egyrészt a kreatív, közös munka során jól érzik magukat, másrészt hatékonyabban teljesíthetnek a dolgozók, főleg kisebb projektcsoportokban. Ez az igény különösen jellemző a fiatalabb, Z-generációs munkavállalókra

– fogalmazott Kecskés. Az Officium az irodák tervezésétől kezdve a kivitelezésen és a bútorozáson keresztül az IT-rendszerek tervezéséig és üzemeltetéséig az irodafenntartás minden területén biztosít szolgáltatásokat az ügyfeleinek, sőt, az otthoni munkavégzés kihívásaira is megoldást kínál. A pandémia alatt egyes cégek juttatások vagy akár pénzbeli támogatások biztosításával segítették dolgozóikat a home office-hoz szükséges ergonomikus bútorokhoz, ahogy a szükséges informatikai szolgáltatások és eszközök biztosítása is kiemelt feladattá vált a munkaszervezésben.

Amikor valóban hosszú távon kell berendezkedni a részben otthoni munkavégzésre, akkor a munkavállalói egészségügyi és mentális kockázatot is ki kell küszöbölni, ez a munkáltató és munkavállaló közös érdeke, előbbinek üzleti kockázatot is jelenthet. Kulcsszó a vonzó iroda és a home office egyensúly megtalálása

– mondta Kecskés.

Nagy kérdés, hogy az otthoni munkavégzés és az irodai környezet párhuzamos fenntartása hogyan lehet gazdaságos a munkáltatóknak. Lehet spórolni a rezsidíjakon az iroda mérsékeltebb kihasználásával, miközben a home office kialakítása jobbára egyszeri költséggel jár. A legsúlyosabb tétel jellemzően így is az irodabérleti díj, amit gyakran évekre szóló szerződések szabályoznak. Az időközben feleslegessé vált irodai tér azonban például albérletbe adással akár bevételt is generálhat a bérlőknek. Amennyiben egy cég egy ilyen konstrukció mellett dönt, akkor ez ismét egy olyan kihívás, aminek sikere jelentős mértékben függ attól, hogy megvan-e a folyamat lebonyolításához szükséges szaktudás.

Visszatérve az irodai és az otthoni munka közötti egyensúly alakulására, egyelőre a multinacionális cégek jellemzően kevésbé szorgalmazzák a bejárást az irodákba az Officium tapasztalatai szerint. Azokban az ágazatokban, ahol szorosabb a verseny a munkaerőért, szintén óvatosabbak a cégek az irodai munka erőltetésével, miközben éppen ezek a vállalatok igyekeznek a leginkább attraktív munkakörnyezetet kínálni a munkavállalóiknak, így a színvonalas irodára is többet áldoznak. Kecskés hozzátette, hogy a példamutatás, valamint a felértékelődő személyes kapcsolatok, miatt jellemzően a vezetők egyre inkább bejárnak az irodákba. Többek között ez is abba az irányba mutat, hogy éveken belül újra az irodai munkavégzés fog dominálni.

Az irodaüzemeltetés jövőjével kapcsolatban világosan látszik, hogy a cégek a költséghatékonyság és a munkaerő megtartása között egyensúlyozva a megváltozott gazdasági és társadalmi viszonyok között még inkább megfontolják majd, hogy mire mennyit költenek. Ezek a tendenciák az optimalizált és rugalmas irodai működés felértékelődésével járnak. Az irodai költségek optimalizálását segíti az egykapus ügyintézés, vagyis a cégek minél több szolgáltatást igyekeznek egy szereplőtől megrendelni, így felértékelődik azoknak az Officiumhoz hasonló szolgáltatóknak a szerepe, akik az irodaüzemeltetés teljes skáláját lefedik a tevékenységükkel.

G7 támogató leszek! Egyszeri támogatás / Előfizetés

Támogatói tartalom iroda irodapiac munkahely officium Olvasson tovább a kategóriában