A Covid hozta változások korábban képtelennek tűnő gyorsasággal és visszafordíthatatlanul alakították át az irodai munkavégzést. A vállalkozásoknak folyamatában kellett alkalmazkodniuk a megváltozott biztonsági, működési, belső és külső kommunikációs és IT-igényekhez. Mielőtt azonban fellélegezhettek volna, a jelenleg zajló világgazdasági folyamatok eddig nem látott, további nehézségek elé állították a cégvezetőket.

A kihívásokra vállalkozások ezrei adtak és adnak néhány hét vagy hónap alatt intuitív, reflexszerű válaszokat azért, hogy egyáltalán fenntartható maradjon a mindennapi munkavégzés. Ebben a két évben születtek igazi best practice-ek, félmegoldások, és sok vállalatnál alakultak ki veszélyes berögződések is.

Az új működési rutinok és kapcsolódó irodai plusz IT-beruházások a hirtelen jött igényekhez kapcsolódtak, a gyorsaság azonban mindig pénzbe kerül, ráadásul nagyon sokszor a tervezés rovására megy. Az azonnali igényekre reagáló, spontán ötlettől vezérelt informatikai beszerzéseknek vagy az iroda szokásjogon alapuló használatának fájóan érződik a hatása CAPEX és OPEX oldalon is. A tudatos tervezés hiányának a költsége sokszor nem csak képletes: jelenthet előre nem látható, járulékos költséget, és jelenthet kockázatot, bizonytalanságból adódó veszélyeket is.

Egy vállalkozás hatékonysága és eredményessége múlik azon, hogy érti-e, valójában hogyan működik a mindennapokban, és tudja-e tudatosan tervezni a működését. Különösen igaz ez, amikor a külső gazdasági környezet is napról napra változik.

A pénzügyi és szervezeti audit fogalmát ismerik a vállalatvezetők. Tanácsadó cégek szakosodnak rész- vagy teljes területek átvilágítására, pedig a hatékonyság pár százalékos javításáért már megéri auditot csinálni olyan területeken is, ahol egyébként ez nem lenne kézenfekvő. Ilyenek az iroda működtetéséhez kapcsolódó területek, mint például az infrastruktúraüzemeltetés, az eszköz- és adatbiztonság, valamint az irodai funkciók átvilágítása. Ezek együtt már komoly költségtételt jelentenek, és szervesen össze is kapcsolódnak egymással.

Érdemes ezért rendszeres időközönként komplex iroda működési auditot végezni, azaz célzottan feltérképezni az irodai és informatikai infrastruktúrát önálló audit-vizsgálat keretében, aminek révén a kockázatoktól kezdve a szükséges beruházásokon keresztül a megtakarítási lehetőségekig minden tényezőre fény derül, amivel optimalizálható a működés.

A komplex cégaudit magába foglalhatja az épület vagy az iroda állagának felmérését, a valós munkafolyamatok feltárását és az IT, valamint biztonsági rendszerek vizsgálatát is. Az értékelésből így egyaránt kiderül, ha az ügyfél a rendelkezésre álló alapterületet a szükséges funkciók szerint kevésbé optimálisan használja, ha elavult protokollok szerint vagy protokoll nélkül működik, vagy ha kiberbiztonsági kockázatok fenyegetik.

Az ilyen jellegű komplex iroda működési audit része a helyszíni bejárás, a munkavállalói igények felmérése, workshopok szervezése és az IT-eszközpark teljes átvizsgálása a beléptető rendszertől a szerver- és adatbiztonságig

– mondta el Kecskés Gábor, a többek között irodai audittal is foglalkozó Officium Irodafejlesztő Zrt. értékesítési vezetője.

Költözés vagy irodafejlesztés előtt álló cégektől gyakran kap megbízást az Officium, és sok esetben a tanácsok megvalósítására is felkérik a céget az ügyfelek.

Mi az audit után olyan fejlesztési javaslatokat dolgozunk ki, amit meg is tudunk valósítani. Komplexitásában látjuk a vállalati működést, nem csak egy-egy speciális terület szakértője vagyunk, ezért tudunk az audit eredményeként időt, energiát spórolni.

Ezen szolgáltatás megrendelői között ugyanakkor gyakran előfordulnak menedzsmentváltáson átesett cégek is, ahol az új vezetők számára az ismerkedés folyamatát is egyszerűsíti a vizsgálat. Az auditra továbbá olyan cégeknél is szükség lehet, amelyek komoly protokollok szerint működnek, mely megnehezíti a rendszerszintű tervezést és optimalizációt. Utóbbi esetében az is előfordul, hogy a felmérés végén a belső szabályok változtatására is javaslatot tesz az Officium. Összességében elmondható, hogy a komplex iroda működési audit eredményeit az ügyféllel közösen, megoldásorientáltan lehet feldolgozni, és ütemezetten tervezni a működési fejlesztéseket és beruházásokat.

Ahogy a cikk elején említettük, az egyik jellemző gond a nem tervezett, néha meggondolatlan eszközvásárlás, aminek következtében párhuzamosan több, ugyanazon célt szolgáló berendezésre is költhet feleslegesen egy vállalkozás.

Amikor az eszközök várható élettartamát, biztonságos használhatóságát vizsgáljuk, gyakran látjuk, hogy sok beszállítótól vásárolnak szoftvereket és hardvereket nagyon változó ügyféltámogatással. Ráadásul az IT-szakemberek kevesen vannak, túlterheltek, és a mindennapi support, üzemeltetési feladatok elviszik az energiát. Volt olyan konkrét megkeresésünk, amikor a partner egyszerű irodafelújítással keresett meg bennünket, az igényfelmérés után javasolt audit során pedig kiderült, hogy az eredeti elképzelések mellett komoly szükség volt az irodatér racionalizálására, ugyanis a falak mozgatásával területet tudtak megtakarítani. Ha már hozzányúltunk az irodához, az IT-eszközöket is felülvizsgáltuk. A belső folyamat-racionalizálás során minden aktuális céges igényt összegyűjtöttünk, rendszereztünk és a korábbi biztonsági szint megtartása mellett, ahol lehetett – funkcióvesztés nélkül – egyszerűsítettünk. Megszüntettük a duplikációkat, közösen priorizáltunk, beruházási tervet készítettünk, amit utána segítettünk megvalósítani is. A folyamat zárásaként néhány hónap alatt a cég 25 százalékkal csökkentette a havi irodaüzemeltetési költségeit

– fogalmazott Kecskés Gábor. Az így felszabaduló pénzügyi erőforrásokat további IT- és egyéb céges beruházásokra tudja fordítani a cég, ezáltal fejlődése a válságidőszak ellenére is biztosítható.

Sokszor derülnek ki érzékeny biztonságtechnikai problémák is, illetve tipikusak a hiányosságok a munkafolyamatok dokumentációban, hiába jelentik a precíz feljegyzések a megbízható működés alapját. Kecskés ezzel kapcsolatban egy emlékezetes esetet is felidézett, amikor egy pincében lévő irattár vizesedését tárták fel a kollégái. A helyiség utólagos vízszigetelése mellett a dokumentumok és munkafolyamatok digitalizálását, elektronikus irattár létrehozást, a helyiség területének jobb kihasználása érdekében pedig iratmegsemmisítő bevezetését javasolták ügyfelüknek.

A komplex iroda működési audit nagy előnye a cégen belüli önvizsgálatokkal szemben, hogy több területet, például az ergonómiát, a térkihasználást és az informatikai biztonságot felölelő összefüggésekben is bemutatják a kockázatokat, és a javaslatok sem egy-egy részproblémára vonatkoznak, hanem rendszerszinten születnek.

A cikk megjelenését az Officium Irodafejlesztő Zrt. támogatta.

G7 támogató leszek! Egyszeri támogatás / Előfizetés

Támogatói tartalom iroda officium vállalat vállalatok Olvasson tovább a kategóriában