A kezdeti félelmek ellenére sikerült lehozni a földre a felhőalapú szoftverszolgáltatásokat. Ha valaki multinál dolgozik, jó eséllyel használja már egy ideje a korábban kicsit megfoghatatlannak ítélt digitális technológiát, sok cégnél spórolnak így időt és pénzt például a HR-részlegen. Ideje is volt a repetitív, időrabló feladatok kiváltásának – sokan nem is csak a munkavállalók toborzásához, hanem ami ma talán még fontosabb, a megtartásukhoz hívják segítségül a felhőalapú megoldásokat.

Marketing szlenggel élve már nem egy first mover, azaz nincs nagy lépéselőnyben, aki most vezetné be ezt az új technológiát, még Magyarországon sem. Világszerte pedig egyre gyorsul a felhősödés, a HR feladatok 60 százaléka várhatóan automatizált lesz 2025-ig – prognosztizálta Majoros Gábor, az SAP Hungary SuccessFactors – felhőalapú HR megoldásokat szolgáltató – üzletágának vezetője. Érdemes komolyan venni ezt az előrejelzést, hiszen komoly merítésből dolgoznak: a német gyökerű cég globális piacvezető a felhőalapú üzleti HR szolgáltatások területén, világszerte 130 millió felhasználóval. Magyarországra is elsőként hozták be ezt a megoldást az üzleti szférában. Ma már több mint 100 ezer felhasználójuk van itthon.

A SuccessFactorsé egyébként tankönyvbe illő unikornis-történet: volt egy szilícium-völgybeli IT start-up, amely korán elindult a felhőalapú humántőke-menedzsment szolgáltatások irányába. Felfigyelt rá a nagy multi SAP, és hét éve 3,2 milliárd dollárért felvásárolta és beépítette portfóliójába, meghagyva az eredeti nevét. Viszonyításképp, ez az összeg mai árfolyamon csaknem ezermilliárd forint, a tavalyi magyar GDP több mint 2 százaléka. Ez volt az német szoftveróriás első jelentős lépése a felhőalapú szolgáltatások irányába; az azóta eltelt idő pedig őket igazolta. A SuccessFactors gyorsan globális piacvezetővé vált, felhasználóinak száma négy év alatt több mint a négyszeresére nőtt. Akkora az előnyük, hogy a képzeletbeli dobogó második fokán álló versenytársnak nagyságrendekkel kevesebb, 30-40 millió felhasználója van.

Mára tehát megkerülhetetlen globális trend lett a felhő a HR-ben, míg a telepített, helyi szerveren alapuló megoldások inkább lemaradoznak. Bár a szakértők nagy része ma már egyértelműen a kiszervezett technológiában látja a jövőt, a kezdeti idegengedés is teljesen természetes reakció. Majoros Gábor a régi nyomógombos versus érintőképernyős telefonok példáját felhozva jelezte, hogy a döcögősebb kezdetek után ott is volt egy fordulópont, amikor már olyan sok funkcióval bírt és annyira felhasználóbarát lett a „színes-szagos” érintőképernyős mobil, hogy pillanatok alatt lenyomta a vetélytársát. A felhőalapú szoftverszolgáltatásokat övező bizalmatlanság mára tehát jórészt elmúlt, az eltelt idő alatt bizonyított a technológia: kis túlzással a „szomszéd is ezt használja” és nem igazolódtak be a korábbi félelmek az adatvesztéstől sem. Sokszor a pszichológiai gátak áttörése a döntő faktor egy-egy új rendszer bevezetésében – elsőnek lenni nehéz, másodiknak már könnyebb, és így tovább.

Épp ezeket a félelmeket eloszlatni volt az egyik legnagyobb kihívás a Budapest Airport esetében, ahol pedig aktuális volt már egy modern toborzási rendszer bevezetése. „E-mailekből és Excelből dolgoztunk, pedig egyre több a teendő ezen a területen, sok változás volt a cégnél, felgyorsult az élet” – mondja Drevenka Edit, HR projektek és rendszerek vezető. Ezt alátámasztja, hogy jelenleg is több mint húsz állásajánlat található a több mint 1200 munkavállalót foglalkoztató cégcsoport honlapján az energiahatékonysági mérnöktől az utasinformáló koordinátorig. Reptéri üzemeltetőként a biztos üzemmenet az abszolút prioritás számukra, így mentálisan elég nehéz volt meglépni a „felhőbe menést”, még a HR területén is. Segítette az irányváltást, hogy a SuccessFactors a belső IT részleg minden – egyébként elég részletes és szigorú – előírásának megfelelt, és az is, hogy azért nem egy navigációs vagy éppen leszállító rendszerről van szó, ahol a legrövidebb leállás sem engedhető meg. Ráadásul kikerülhetetlen lett a trend. Amikor körülnéztek a piacon, már nem is jött számításba olyan megoldás, amelyik nem felhőalapú.

A még folyamatban lévő, egyébként hat hónaposra tervezett bevezetés-előkészítés során az egyik legnehezebb dolog a vezető szerint az volt – és itt megint a pszichológiai tényező lép be -, hogy a régi rendszerek, folyamatok behatárolták a gondolkodást, a kitaposott útról pedig mindig nehéz letérni. Azonban ez a nehézség egyben lehetőség is – ők például célul tűzték ki, hogy újragondolják a folyamataikat, javítsanak rajtuk, ahol lehet. Sokkal inkább technikai jellegű egy másik dolog, amit kihívásként említett: ki kellett alakítani egy interfészt a régi rendszerrel, és sok időbe telt, amíg leegyeztették, melyik adat honnan hova vándorol a rendszerek között.

A mesterséges intelligenciának, tanuló rendszereknek egyébként nagy jövőjük lehet a reptéri üzemeltetésben is, ahol nagyon fontos optimálisan eloszlatni az erőforrásokat. Egyszerű dolgokra kell gondolni, például akkor legyen szolgálatban a legtöbb utasbiztonsági ellenőr, amikor tényleg kígyózik a sor az ellenőrzésnél. Bár azt tudják, hogy egy-egy járatra hány utas várható, azt azonban nem, hogy az adott gép indulása előtti kétórás időkeretben mikor érkeznek a legtöbben. Szeretnék elérni, hogy ne az utolsó pillanatban essenek be az utasok egy-egy járatra, hanem minél többen érkezzenek előbb, csökkentve így az utazás előtti stresszt és a sorban állást, valamint az sem elhanyagolható, hogy legyen elég idejük körülnézni, fogyasztani és vásárolni a dutyfree-ben – utalt a cég egyik bevételi forrására a vezető.

Erre pedig szükség is van, hiszen nem csak egy új terminál építése viszi a pénzt, azért nem két fillér egy új HR-rendszer bevezetése sem, egy-egy modul ára pár milliótól néhány 10 millió forintig terjedő sávban mozoghat. Azonban ez meg sem közelíti a korábbi IT-beruházások nagyságrendjét, ami egy nagyobb cég esetében akár több százmillió forintra is rúghatott a hardverek beszerzési ára és a licenszdíjak miatt. Példaként: egy felhőalapú SAP modul, például az adminisztrációs egy felhasználó számára egy hónapra nagyjából egy kávé árába kerül. Igaz az is, hogy nem egy plug and play rendszerről van szó, az integrációnak költségei vannak: a korábban használt rendszerrel való összekötés, de főleg az ügyfél igényeire történő testreszabás komoly mennyiségű embernapot tehet ki, így jöhet össze a fenti nagyobb összeg.

A világ változásával a leginkább a fiatalok tartanak lépést, akik napi több órát töltenek az okostelefonjukon böngészve, számtalan felhőalapú szolgáltatást használva – elég csak a Snapchat vagy Instagram fotómegosztókra, a Facebookra vagy a játékalkalmazásokra gondolni. Ennek megfelelően pár kattintással szeretnék használni a banki szolgáltatásokat, intéznék a hivatalos ügyeket, vagy eladni a megunt bútoraikat, ruháikat. Ezek az elvárások beszivárogtak a munkahelyekre is, azaz a vállalati környezetbe, ahogy fiatalodik a munkavállalói állomány, egyre sürgetőbb lépniük a hosszú távon gondolkozó cégeknek – hívta fel a figyelmet Majoros Gábor. A trendekkel lépést tartó cégeknél a HR-es feladatokat is mobilra optimalizált alkalmazásokkal érhetik már el a munkavállalók, ahol pár kattintásra egyszerűsödik egy korábban sok utánajárást, jóváhagyási kört és papírmunkát igénylő feladat, például a toborzás, egy munkakör áthelyezése vagy éppen egy belső tréningre való jelentkezés.

Ezekhez nagy segítséget nyújt a minden felhasználóhoz hozzárendelt e-aláírás, amellyel két legyet lehet ütni egy csapásra: amellett, hogy rengeteg fa fölösleges kivágását tudjuk megspórolni a nyomtatás mellőzésével, időt is megtakaríthatunk. Gyakorlatilag semelyik HR-es dokumentum aláírásához nem szükséges fizikailag ott lenni, például egy új állásra kiszemelt pályázónak még az interjú napján ki lehet küldeni az ajánlati levelet. A sebesség pedig döntő tényező lehet a képzett, tapasztalt munkaerőért folyó versenyben. A HR-esek is jól járnak, mert így mentesülhetnek egy csomó adminisztratív teher alól és más, izgalmasabb, kreatívabb feladatokkal foglalkozhatnak: tehetségfejlesztéssel, munkavállalói ösztönzéssel, vagy éppen céges csapatépítő szervezésével.

Ahogy a legtöbb országban, itthon is a nagyvállalatok kezdték a „felhősödést”, majd ez később leszivárgott a kisebb, néhány száz alkalmazottat foglalkoztató cégekhez is. Itthon elsőként a Mol vezette be az SAP felhőalapú rendszerét a HR folyamatai gördülékenyebbé tételére – az energiaipari vállalat azóta is egyik legnagyobb ügyfelük, ahogy a legtöbb szektor zászlóshajó vállalata is. Ma egyébként már nagyjából 100 ezer felhasználójuk van Magyarországon, így a cikk számos olvasója is közvetlen tapasztalattal bírhat a rendszerről. A reakcióidőt tekintve itthon egyébként pár évvel le vagyunk maradva a globális trendekhez képest Majoros Gábor szerint, de sokat segít, hogy számos nagy multinacionális cég külföldi anyavállalata biztatására – egyes esetekben előírására – kezdte el használni a rendszert. A felhőalapú HR megoldás egységesítésének vállalati szinten számtalan előnye van, az egyszerűbb csoportszintű reportingtól kezdve a HR folyamatok közös menedzselésén át a helyi bevezetések projektköltségének megosztásáig.

Sokan követik az úgynevezett „ragtapasz stratégiát” a HR területén – azaz amikor probléma adódik, gyorsan vesznek rá egy megoldást a piacon, amit összeragtapaszoznak a meglévő rendszerrel és ezzel letudják a kezelését. Ez egy azonnali válasznak jó lehet az üzletágvezető szerint, de ha sorozatosan alkalmazzák, vagy új típusú kihívás adódik, elkezd „köhögni” a rendszer, teljesítményproblémák lépnek fel, és nem lehet hatékonyan fejleszteni sem. Szükségessé válik tehát egy egységes alaprendszer bevezetése, amit a cégek mindig a legújabb megoldások alkalmazásával, a saját igényeiknek megfelelően tudnak továbbfejleszteni.

Szétfejleszteni viszont nem lehet Pintér Henrietta, a 2500 munkavállalót foglalkoztató TDK Hungary Components Kft. folyamat- és szoftverfejlesztési részlegének vezetője szerint – ami lehet, hogy hátrány a HR-es kollégáknak, ha például hiányzik egy jól megszokott feature, de informatikai szempontból inkább előnyös. A letisztult, egyszerű rendszerek ideje jött mostanra el, hiszen annyi adat áll már mindenki rendelkezésére, amit a cégek a régi, túlontúl cégspecifikusra fejlesztett, „túlpakolt” rendszereikkel képtelenek kezelni – mondja.

Az osztrák piac elszívó hatása miatt a munkaerőhiánnyal sokat küzdő, szombathelyi elektronikai alkatrészeket gyártó cégnél értelemszerűen a toborzással indultak el a digitalizáció, a felhőalapú HR-megoldások irányába. Nem zajlott egyébként teljesen zökkenőmentesen az átállás három éve a SuccessFactorsra, aminek egyik oka a régi, jól megszokott folyamatok – egyébként időszerű – reformja volt. Bár gondolat szinten már régóta megérett a változtatás szükségessége, gyakorlatban mégis kellett egy kis idő az új rendszer által igényelt szemléletváltáshoz, ami klasszikus változásmenedzsment-kihívást jelentett a szervezetnek Henrietta szerint.

Az azóta eltelt idő visszaigazolta, hogy megérte kilépni a komfortzónából. A kiértékelések, napi riportok, tömeges személyes e-mailek automatikus kiküldése mind-mind sok időt és energiát spórolnak a HR-eseknek. Korábban például, ha egy pályázó egyszerre több pozícióra – mondjuk folyamatmérnök és fejlesztőmérnök – küldte be az önéletrajzát, akkor ugyanazon, az esetleg még ki is nyomtatott CV-n rögzítették a jelölttel kapcsolatos összes információt. A SuccessFactorsban azonban nem pályázó-, hanem pozícióközpontú a megközelítés: mindegyik meghirdetett állás külön jelenik meg, és mindegyiknél az adott készségeket vizsgálva, külön-külön kell értékelni a jelentkezőt. Eleinte attól tartottak a HR-es kollégák, hogy ez többletmunkát jelent, a hónapok múlásával azonban rájöttek, hogy akár jól is jöhet, hogy más szemszögből nézték az embert minden egyes pozíciónál, és nem is egy papíralapú önéletrajzból kellett kimazsolázniuk a releváns információt – ecsetelte a vezető.

Informatikus mérnökként Pintér Henrietta „kezes” rendszernek tartja az SAP-ét – amit elég jól ismer, hiszen korábban is több HR rendszerüket, például a bérszámfejtést és a szervezetmenedzsmentet is a német cég szállította. A helyzeti előny miatt talán nem is meglepő, hogy az utóbbi 3 év alatt nem kellett olyan rendszermódosítást csinálni, amit ne tudtak volna maguk megoldani, külső segítség nélkül, nem kevés tanácsadói költséget megspórolva a cégnek.

Ahogy a fenti példákon is látszik, itthon a toborzás a legnépszerűbb az SAP által kínált felhőalapú HR-megoldások közül, amelyet a teljesítmény-menedzsment és a HR-adminisztrációs modul követ a toplistán. Nem véletlen egyébként, hogy éppen a munkaerőfelvételt, kiválasztást támogató modult keresi a legtöbb vállalat, hiszen évek óta egyre kiélezettebb verseny folyik a képzett, IT-hez is értő emberekért a cégek között. Ráadásul a mai álláskeresők nagy százaléka már a mobilján keres munkát; sokuk egy buszon vagy kávézóban csapja fel a telefonját, és ha talál megfelelő állást, azt ott helyben pár kattintással meg is szeretné pályázni. Ha ezt nem tudja biztosítani az adott cég rendszere, akkor az a pályázó jó eséllyel egy fejlettebb a toborzási rendszerű céghez jelentkezik, ahol – talán pont emiatt – ő is szívesebben dolgozna.

(A cikk megjelenését az SAP támogatta.)

G7 támogató leszek! Egyszeri támogatás / Előfizetés

Tech felhő felhőalapú szolgálatás SAP Olvasson tovább a kategóriában