Hírlevél feliratkozás
Bucsky Péter
2021. március 23. 14:34 Támogatói tartalom, Vállalat

Hogyan kommunikáljanak a cégek az e-maillel nem rendelkező munkavállalókkal?

A koronavírus járvány miatt tavaly tavasszal leálló gyárak egy egészen meglepő problémával szembesültek: nem igazán tudták, hogyan értesítsék az alkalmazottakat, hogy mikor és milyen műszakban indul újra a termelés. Volt olyan multinacionális, több száz főt foglalkoztató cég, ahol jobb híján azt tanácsolták a munkatársaknak, hogy mindennap nézzék meg a gyár kerítésére kiplakátolt információkat  – nem tudtak több száz embert végigtelefonálni.

Aki irodában dolgozik, annak fel sem merül, hogy ne e-mailen vagy az intraneten kapjon meg minden szükséges információt, a vállalati hírektől kezdve a személyzeti ügyfélszolgálat nyitvatartási idejéig. A termelésben dolgozóknak viszont sokszor nem hogy céges számítógépük, okostelefonjuk vagy e-mail címük nincsen, de sok gyárba még bevinni is tilos a saját telefont. Így marad a pihenőhelyen a faliújság és néhány kitett számítógép a tájékozódásra. 

Sokkal több munkavállalóról van szó, mint elsőre gondolnánk. Globálisan becslések szerint a munkavállalók 80 százaléka nem irodában dolgozik, és nincsen vállalati informatikai hozzáférése. Az Egyesült Államokban a munkavállalók negyede nem használ e-mailt egy ezer fős felmérés tanulsága szerint. 

Magyarországon a Blue Colibri International Kft. készített erről felmérést 2019-ben, a résztvevő vállalatok összesen 300 ezer főt foglalkoztattak. Ahogy az alábbi ábrán látható, a cégek harmadánál a munkavállalók legalább felének nincsen vállalati e-mail címe.

Mindez azt jelenti, hogy a főként gyártással foglalkozó cégek esetében a munkatársak több mint felének nem volt e-mail címe, így csakis plakátokon vagy nem hivatalos formában, például dolgozói Facebook vagy egyéb fórumokon értesülhettek a vállalatot érintő kérdésekről.

Egyre több vállalat ismeri fel, hogy ma, amikor már a dolgozók szinte mindegyikének van okostelefonja, hasznos volna mind a cégnek, mind a munkavállalónak, ha lehetőség lenne hivatalosan kommunikálni digitális csatornákon. Adná magát, hogy adjanak a kékgalléros munkavállalóknak legalább egy digitális fiókot, amivel a céges ügyeiket intézhetik.

Ez azonban nem is olyan egyszerű és különösen nem olcsó megoldás. A nagyvállalati informatikai rendszerek ma már szinte mindig havidíjas formában működnek, és egyáltalán nem filléres megoldások. Ahogy az alábbi ábrán is látható, a legismertebb vállalati informatikai rendszerekben egy-egy felhasználó hozzáférése havi 3-8 dollár körül mozog.

Ez az 1-2 ezer forintos tétel nem tűnik soknak, de egy több ezer fős gyártással foglalkozó cégnél már észrevehető tétel. Különösen, hogy ilyen esetben illene eszközt is adni a munkavállalóknak, hiszen a saját eszközökön a legtöbb vállalati rendszerhez való hozzáférés nehezen megoldható, mert az ehhez szükséges biztonsági protokollokat nem lehet magántulajdonú eszközökre egykönnyen telepíteni.

Még ha csak egy egyszerűbb vállalati okostelefonról is van szó, legalább darabonként 50 ezer forintos költséggel, a havi telekommunikációs költségekkel és a támogatással együtt a szoftver költségekkel együtt havi néhány tízezer forintos költséggel érdemes számolni – így már érhetővé válik, miért nem kap minden munkavállaló vállalati informatikai fiókot és eszközt.

Márpedig nincs sok munkavállalónak céges informatikai eszköze. A Blue Colibri felmérése szerint céges okostelefonnal a munkavállalók alig 16 százaléka rendelkezik, miközben saját okostelefonja a munkavállalók 95 százalékának van, még a termelés és gyártás területén is.

Barathi Tamás, a Blue Colibri International Kft. alapítója vállalati  kommunikációs tanácsadással foglalkozott, és azt látta, hogy akár még globális nagyvállalatok is alapvetően több évtizedes módszerekkel, papír alapon kommunikálnak a munkavállalóikkal. Nem csak azért tűnt ez elavultnak, mert egyébként minden ügyüket digitálisan igyekeznek a kékgalléros munkavállalók is intézni, hanem a beosztások vagy betegszabadságok papíralapú vagy telefonos kezelése lassú, sok hibázási lehetőséggel jár, ráadásul különleges helyzetekben nem lehet jól beavatkozni – ahogy azt a koronavírus-járvány is megmutatta.

A vállalatok részéről a másik jellemző elvárás az volt, hogy hatékonyan tudjanak a takarítónőtől az ügyvezető igazgatóig mindenkivel egységes platformon kommunikálni. A legnagyobb kihívás ezen a téren az, hogy a legtöbb cégnél a fizikai és a szellemi munkavállalók nyilvántartása nem is egységes rendszerben van, gyártó üzemeknél pedig a szerződéses munkavállalók kezelése is kihívást jelent. 

A Blue Colibri App ezekre nyújt megoldást: a 2019-ben indult szolgáltatás a nagy nemzetközi cégek által kínált hozzáféréseknél jóval olcsóbban, felhasználónkként havi 1-2 eurós áron kínál hozzáférést, és ezzel a vállalat összes munkavállalója hozzáférhet a hírekhez, fontos esetekben mindenkit ki lehet értesíteni push üzenetekkel, elérhetők egy helyen a vállalati dokumentumok, illetve a szabadságok és a  beosztások is intézhetők.

A rendszer bármely böngészőből elérhető, így minden okostelefonon és számítógtépen működik. Készítettek hozzá Android és IOS alkalmazást is – ez utóbbi azért fontos, mert push üzeneteteket Apple eszközökön csak alkalmazás segítségével lehet futtatni. A rendszer azért is nagy segítség, mert naponta akár vállalatirányítási rendszerből, akár Excel fájlból tudja frissíteni automatikusan, hogy kik éppen aktuálisan a cég munkavállalói, így biztosan csak a jogosultak férnek hozzá.

Az volt a célunk, hogy egy e-mail címnél olcsóbban nyújtsunk hr és belső kommunikációs szolgáltatásokat. Nem mi akartuk kitalálni, hogy mire van a cégeknek szüksége, hanem a partnereink igényei alapján kezdtünk fejleszteni

– foglalta össze Barathi Tamás a tapasztalataikat. Ilyen igény volt például az új munkavállalók felvételének digitális segítése, az onboarding: ez a rendszerükben egy külön menüben könnyen hozzáadható, itt el lehet helyezni a vezetői köszöntőt, a digitális tűzvédelmi oktatást, el lehet végezni az adategyeztetést.

A hr folyamatok digitalizálása mellett Barathi Tamás tapasztalatai szerint a belső kommunikáció fejlesztését látják nagy előnynek a cégek. Ez a legtöbb esetben a hr-osztályok feladata, akiknek nincs meg mindig az ehhez szükséges eszközük és kompetenciájuk, ezért nagy segítségként élik meg, ha egy már jól kitalált keretrendszert kapnak.

Azért is fontos egy olyan platform, ahol el lehet érni a munkavállalókat releváns információkkal, eszközökkel, mert egy amerikai felmérés szerint a főként az e-mailen érkező hr és belső kommunikációs levelek 40 százalékát elolvasás nélkül törlik a munkavállalók. Az intranettel kapcsolatban is csak amerikai adatokat találni, de azok szerint a munkavállalók harmada sosem nyitja meg azt. 

Ha a munkavállalók több információt kapnak a vállalatról, az elkötelezettségük is jobban nőhet. Ahogy az alábbi amerikai felmérés eredményéből látható, a cégek iránt a munkavállalók csak kisebb része tekinthető elkötelezettnek, ezért ennek fejlesztése jelentős potenciált jelent. És hogy ez miért fontos? A Gallup egy másik kutatása szerint azok a munkavállalók, akik elkötelezettek a cég iránt, ötödével több hasznot hoznak. 

A Blue Colibri megoldásait eddig alapvetően multinacionális nagyvállalatok választották. 2019 elején 5 ügyfelük volt, mára 55-re nőtt a számuk. Az árbevétel a 2019-es 21 millió forintról a hatszorosára növekedett 2020-ban. Ebben a koronavírus-járványnak is szerepe volt, hiszen sok cég ekkor döbbent rá, hogy nem rendelkezik megbízható belső kommunikációs eszközzel.

A növekedésben azonban nem is emiatt volt nagy szerepe a pandémiának: Barathi Tamás szerint az volt a legnagyobb könnyebbség, hogy amíg korábban minden esetben szükség volt a személyes találkozókra, 2020-ban már teljesen normális volt, hogy csak online intézték a bevezetést és a szerződést.

A nemzetközi növekedésben is gyorsabban tudtak így előre lépni: az OXO csoport 2019-es kockázatitőke-befektetése után ugyanis a térségbeli országok irányába való bővítést tűzték ki célul. Az elmúlt fél évben volt már szlovén, horvát, román és német bevezetésük is. A legtöbb estben a multinacionális cégek hazai leányvállalatai ajánlották őket a vállalatcsoport térségbeli cégeinek, de volt olyan német vállalat is, amely a központból kereste meg őket.

Nem csak a nagyvállalatokban látnak fantáziát: azon dolgoznak, hogy a kkv-knak freemium szolgáltatással a leggyakrabban használt megoldásokat dobozos termékként kínálják. Azért is érdekes ez a piac, mert a globális informatikai vállalatok a kisebb cégek elvárásaival még kevésbé törődnek, a régióban pedig igen nagy potenciál van ezek megszólításában.

A cikk megjelenését az OXO Technologies Holding Zrt. támogatta.

Támogatói tartalom Vállalat HR oxo OXO Technologies Holding vállalati kommunikáció Olvasson tovább a kategóriában

Támogatói tartalom

László Pál
2021. április 15. 12:28 Podcast, Támogatói tartalom

A megvásárolt termékek harmada ma még a kukában végzi

Éves szinten 560 kilogramm szemetet hagyunk magunk mögött fejenként, aminek csökkentése nem kis feladat. Az elmúlt években azonban látok egy szemléletváltást, már nemcsak a cégek tűzik zászlajukra az újrahasznosítást, hanem az utca embere is jobban meggondolja, hova helyezi a háztartásából kikerülő hulladékot - mondja Simon Anita, az ALTEO hulladékgazdálkodási üzletágának, az Ecofirstnek az ügyvezetője a G7 podcastban.

Szabó Bence
2021. április 1. 10:01 Támogatói tartalom

Meddig emelkedhet az EU legfontosabb klímavédelmi eszközének az ára?

A lezárások miatt lenne alapunk azt feltételezni, hogy az alacsonyabb gazdasági aktivitás alacsonyabb kvótaárakat eredményez, azonban épp, hogy emelkedtek az árak a járvány kitörése óta.

Hajdu Miklós
2021. március 24. 09:13 Támogatói tartalom

Az otthonteremtési támogatások szinte megszüntették a feketézést az új házak építésénél

A lakóházak generálkivitelezésekor nem sok lehetőség maradt a feketézésre.

Fontos

Fabók Bálint
2021. április 15. 14:41 Adat, Közélet

A fideszes szavazók 89 százaléka, az ellenzékiek 58 százaléka nincs tisztában a valós járványhelyzettel

Magyarország helyzete rendkívüli a járványban: halálozásban és átoltottságban is a top 10-ben vagyunk. A lakosság többsége azonban csak az egyikkel van tisztában.

Jandó Zoltán Torontáli Zoltán
2021. április 15. 06:48 Pénz

Jól hangzik az 50 százalékos állami támogatás napelemre, csak nem biztos, hogy megéri igénybe venni

Roham indult a napelemes ingyenpénzért, de ha elkezd valaki alaposan számolni, akkor hamar rájön, hogy hosszú távon a konstrukcióval nem feltétlenül jár jól.

Váczi István
2021. április 14. 17:15 Adat

Szinte már az összes kínai vakcinát beadták Magyarországon

A Pfizer és a Moderna beadási aránya a Sinopharménál is magasabb, de ez nem meglepő. Az utóbbi napok híreinek hatása akkor lesz lemérhető, amikor újabb szállítmányok érkeznek majd a kínai vakcinából.