Tavaly év végén ezer szakmabeli töltötte ki az eBIZ by OTP Business Digitális Pénzügyi Asszisztens megbízásából készített felmérést. A Nagy Könyvelőtesztből az derült ki, hogy nincsenek könnyű helyzetben a megkérdezettek. Megoldásközpontú gondolkodásmódot és kreativitást igénylő feladatok jelentenék számukra a szakmai sikert, megbecsülést, ehhez képest tízből öten rendszeresen túlóráznak, hárman munkaidejük felét, nyolcan pedig annak negyedét számlaadatok rögzítésével töltik. Napjaikat ügyfeleik osztják be, akik nagy része jellemzően adónap előtt esik be egy rakás számlával.
A másik oldalnak sem jó így. A vállalkozók ahelyett, hogy stratégiai kérdésekkel, értékesítéssel vagy marketinggel foglalkoznának, ugyancsak szenvednek az adminisztrációtól, és a kapcsolódó költségektől. Sokan még mindig a papír alapú számlák – nyomtatás – postai sorban állás tengelyen tévelyegnek, és ha eszükbe is jut, hogy lehetne másképp, egyszerűbben és olcsóbban, azt gondolják: talán majd év végén váltanak.
A lélekölő tevékenységek automatizálása pedig csak elhatározás kérdése. Az online számlázó programokra bármikor át lehet térni, egyszerre több felhasználói is lehetünk, sőt, számlatömb mellett is lehet azokat használni. E-számla kiállítás ma már számos programmal megoldható, s ezek mind több praktikus szolgáltatással segítik a vállalkozókat és a könyvelőket abban, hogy adminisztráció helyett az érdemi munkára koncentrálhassanak.
Az OTP berkein belül két éve indult egy projekt azzal a céllal, hogy a hagyományos online számlázó programokhoz képest értéknövelt szolgáltatást nyújtson a vállalkozóknak és könyvelőiknek. A márciusban elindult eBIZ rendszerből költségmentesen korlátlan számú e-számla állítható ki, de a banki háttér jóvoltából ennél lényegesen többet tud.
Az OTPdirekt vállalkozói netbankkal összekötött felületre meghívható felhasználónak a könyvelő is, aki így folyamatosan látja és könyvelheti a kimenő, valamint a beérkező – akár a mobil app segítségével lefotózott és feldolgozott – számlákat, előkészítheti az utalásokat (bér-, adó-, járulék), hiszen még az ÁFA-t is kikalkulálja a rendszer. A bejövő számlák erről a felületről utalhatók, digitálisan tárolhatók, OTP vállalkozói számlatulajdonosok számára pedig a gyorsfizetés funkció is elérhető. Ennek lényege, hogy a vevőknek kiküldött számlát tartalmazó e-mailből azonnal indítható a banki utalás. A bejövő összeget aztán az automatikus összepontozás révén a rendszer automatikusan hozzápárosítja a kiállított számlához. A kintlévőséget, illetve a lejárt számlákat pedig a bejelentkezést követően azonnal jelzi a rendszer. (Angol vagy német nyelven kiállított számlák esetén az adott nyelvű e-mail sablon is segíti a felhasználókat.)
Most, hogy júliustól a 100 ezer forint feletti ÁFA tartalmú számlák adatait jelenteni kell a NAV-nak, az érintett adózóknak első lépésben regisztrálniuk kell az Online Számla rendszerbe, amihez előzetes ügyfélkapu-regisztráció szükséges. Ha számlázó programból teljesítik az adatszolgáltatást, akkor ezt a technikai felhasználók tehetik meg, amit „létre kell hozni” az online felületen. Ezt követően az online számlázó programok jellemzően minden számla kiállításkor jelzik, bejelentésköteles-e, és ha igen, ezt automatikusan meg is teszik az adóhatóság felé.
E lehetőséggel máris sokan éltek. Az ÁFA-bejelentés új szabályának életbe lépése óta az adóhatóságtól kapott adatok szerint nyár végéig a NAV Online Számla rendszerében regisztrált adózók hatvan százaléka küldött be számlát, ezek jelentős része elektronikus számlázó programból érkezett.
| Megnevezés | Adózók száma | Számlák száma | Megoszlás % |
| Online Számla rendszerben regisztrált adózók | 290 489 | ||
| Adatszolgáltatást teljesítő adózók | 176 398 | 60,7 | |
| Beküldött számlák száma összesen | 14 625 909 | 100 | |
| Elektronikus számlázó programból | 14 201 758 | 97,1 | |
| NAV Online Számlázó használatával | 87 755 | 0,6 | |
| Kézi adatrögzítéssel | 292 518 | 2,0 | |
| Gépi számla kézi rögzítéssel | 43 878 | 0,3 | |
| Forrás: NAV |
A Digitális Pénzügyi Asszisztens átformálja a könyvelők és a vállalkozók életét. Az eBIZ adatait például több könyvelőprogramba is lehet importálni, a könyvelők így bármikor hozzáférhetnek ügyfeleik releváns adataihoz. Munkájuk automatizálható elemeitől megszabadulva marad idejük arra, hogy tanácsadással, elemzésekkel támogassák ügyfeleiket.
Sok könyvelő cég már ma is gondolkodik ilyen added value-jellegű szolgáltatásban, ám ezt az alaptevékenységen felül nyújtják. Az eBIZhez hasonló platformok révén azonban alap lehet, hogy a könyvelő cégek kicsit kontrollerként is működnek majd, azaz a kisebb cégek beruházási, finanszírozási vagy költség optimalizálási kérdésekkel fordulhatnak majd hozzájuk. Az eBIZ megoldásai számos területen egyszerűsítik a vállalkozók és könyvelők munkáját, életét, ennek kipróbálására próbaidő alatt is van mód. Az első kilencven nap egyébként ingyenes.
A vállalkozók mindennapjaikban pedig fókuszáltabban foglalkozhatnak majd az alaptevékenységükkel és a kapcsolódó értékesítéssel. Kérdésünkre, miért választotta az eBIZ by OTP Business Digitális Pénzügyi Asszisztenst, egy fővárosi reklámtervezéssel foglalkozó cég vezetője sommásan annyit mondott: „Kreatív ember vagyok, gyűlölöm az adminisztrációt”. Tapasztalata szerint a visszajelzéseik alapján folyamatosan fejlesztik a rendszert; a platform gyors, átlátható, letisztult; praktikusak a sablonok, az előre kitöltött mezők, mindez havi néhány ezer forintért. A könyvelővel a cégvezető már nem is találkozik. Üzleti partnerei szintén szeretik az eBIZ megoldásait, mert nekik is kényelmes: mailen kapják meg a hivatalos számlát, és az egyéb, kapcsolódó dokumentumokat. Egy budapesti kávézó tulajdonosa is szívesen használja a platformot. Azt mondja, náluk marketingre nem jutott korábban elég idejük, annyira leterhelte őket a munkamenet, a papírmunka, és az e-mailek menedzselése. Most már könnyebb.
A cikk megjelenését az OTP Bank támogatta.
